Metodologías de compra
En el anterior artículo hablé sobre los distintos perfiles de proveedores en base a su potencialidad y volumen de distribución quedando pendiente explicar criterios de negociación que conlleven a minimizar el riesgo, optimizar stocks y reducir los costes de almacenamiento.
Para ello me gustaría hablar de los siguientes aspectos relacionados con la negociación en los pagos y la distribución:
– Compras “sin stock”: es un sistema de compras muy práctico y rentable si la gestión se realiza correctamente. El objetivo es alcanzar un compromiso de compra que pueda efectuarse de dos maneras diferentes:
• Obligándose a la adquisición del producto o productos en cantidad, precio y entrega.
• Simplemente garantizando una compra hipotética (más o menos determinada) en la que el proveedor se responsabiliza de respetar el precio y la entrega.
De cualquier manera existen muchas ventajas para el comprador, sobre todo en el precio, forma de pago y servicio. Por ejemplo, si nosotros consumimos una cierta cantidad de litros de aceite de oliva virgen extra al año, podemos llegar a un acuerdo anual sobre el suministro de esta cantidad. Esto es una ventaja garantizada cuya contrapartida debe ser un precio competitivo y un buen servicio y que no nos obliga a tener y mantener grandes stocks. Se puede aplicar a muchos productos cuando el consumo tiene cierto volumen. Normalmente este medio de compra lo utilizan las cadenas hoteleras, aunque también pueden realizarlo pequeños establecimientos cuyos consumos anuales pueden ser interesantes para el proveedor. Otro caso bastante habitual donde suele producirse es en el abastecimiento de los vinos, sobre todo cuando la añada ha sido muy buena, evitando especulaciones de precios; determinadas conservas; jamones en sus distintas especificaciones de calidad; aceites, etc.
– Compras centralizadas: es un caso parecido al anterior pero que obliga al mantenimiento de un gran almacén y su posterior distribución a los establecimientos satélites. Sólo en caso de grandes volúmenes de compra y con distribuciones en la misma población parece que es rentable. No hay que olvidar que la compra centralizada genera unos costes por el inmovilizado, locales, personal y la propia distribución. En la actualidad se tiende más a las compras sin stocks, a excepción de las zonas donde el aprovisionamiento tenga dificultades.
– Central de compras en red: comprar no es fácil y, el tiempo que se invierte en ello es muy costoso. Por ello, existen agrupaciones transversales que permiten el asociacionismo en un tema tan delicado como la compra. Al pagar una cuota de asociado te permite recibir información actualizada sobre productos, calidades, precios y servicio de todas las familias de materias primas y productos en general, beneficiándote de promociones y precios especiales al comprar a proveedores homologados por la central con condiciones muy ventajosas que te permite ser muy efectivo al ganar mucho tiempo, ya que la negociación corre a cargo de la central de compras. Es necesario utilizar una clave de acceso que te reconoce como asociado.
– Central de compras corporativa: las grandes empresas y, cada vez más, las medianas empresas, invierten en una organización de compras interna para facilitar a todos los establecimientos del grupo y/o de la cadena los productos necesarios con la mejor calidad, precio, servicio y financiación. Ello significa que los acuerdos llegados en los procesos de negociación deben respetarse por parte de todos. La dirección general del establecimiento recibirá por parte del jefe de compras corporativo una notificación oficial de homologación de proveedor para que a su vez pueda informar a todos los jefes de departamento, en caso de compra directa (explicado en anteriores artículos), sobre la obligación de comprar productos a los proveedores que reciben la condición de homologados.
Cualquier alteración en lo pactado, como por ejemplo romper con la exclusividad de distribución de un determinado proveedor puede dar al traste con lo negociado anteriormente, pudiendo representar un gran coste para la empresa ya que pueden verse penalizados e inclusive rotas los compromisos adquiridos bajo contrato de compra y suministro.
– Reserva pagada: normalmente es la compra y pago por adelantado de determinados productos cuya calidad o dificultad de encontrar en el mercado hace necesario que se efectúe una reserva previa. Por ejemplo determinados tipos de vino, espárragos, pimientos, caza, setas, trufas, angulas, jamones de bellota, etc.
– Suministro total: compras que se pueden efectuar en grandes almacenes con una cierta garantía de calidad. Tiene la ventaja de suministrar la casi totalidad de productos que podamos necesitar para nuestro negocio.
– Compras locales y localizadas: la situación de un establecimiento en una determinada población puede obligarnos a efectuar compras a proveedores locales para mantener un clima de cooperación con el entorno comercial que nos rodea. No nos pasemos de listos, ni vayamos con gran autodeterminación como han hecho algunos, abocándose al fracaso por no contar con la logística de la zona, puesto que el boca oído puede hacer mucho bien, pero también mucho mal, se diga o no la verdad. No hay que olvidar que la distribución local es gran prescriptiva de la ocupación del establecimiento al llamar la atención a la demanda.
– Contratos/concursos: cuando las compras son de cierto volumen, se pueden establecer contratos con cláusulas generales y específicas donde se determinan productos, cantidades, precios, entregas, etc. Aunque no es normal convocar concursos (empresas públicas) éstos pueden realizarse sobre todo a nivel de cadenas hoteleras. El concurso lleva implícito un contrato de condiciones y acuerdos con cláusulas de penalización, sin embargo se puede contratar con proveedores sin necesidad de un concurso público.
– El “Cost-Plus”: en ciertas ocasiones se pueden efectuar compras a precio de coste más un porcentaje que se paga a un comisionista por hacer la gestión. No es un sistema muy habitual, pero puede ser muy válido ante la dificultad de localizar determinados productos con muy baja comercialización. Tal como dice la palabra, significa coste añadido, consistente en hacer todos los pedidos a un mismo proveedor, con la condición de que éste busque los mejores precios y la mayor calidad de los mismos existente en el mercado. Si lo consigue, se le da un plus o comisión en función del beneficio o rendimiento obtenido por esta gestión, al comparar el coste de la compra global realizada de esta manera, con el coste aproximado de hacerlo en sistemas más tradicionales. Es un sistema muy practicado en establecimientos situados en poblaciones muy pequeñas en donde el colmado local asume esta responsabilidad, dependiendo de su capacidad de negociación y logística de transporte en la distribución final del producto.
– “Full Buying”: se trata de centralizar el máximo volumen de compras en un solo proveedor, beneficiándose de interesantes “rappels” de descuento por ello, además del gasto que nos ahorramos en tiempo en la negociación.
– Cheque en blanco: se utiliza cuando es necesario obtener un producto al precio que sea. Es muy útil con productos muy difíciles de conseguir. En este caso se recomienda escoger a un proveedor de confianza e insistir en que intente conseguir el producto al mejor precio posible.
Búsqueda y selección de fuentes de suministro.
Este aspecto del proceso de compras es imprescindible y debe hacerse bien ya que el resultado final puede comprometerse si no se selecciona correctamente al proveedor que servirá al producto, aunque todas las demás fases anteriores sean correctas. Una vez conocido el producto, para seleccionar al proveedor, debe procederse como sigue:
1-Identificación de proveedores potenciales. Pueden buscarse en ferias de alimentación a través del directorio de expositores ofrecido por la dirección de la feria, censos de proveedores o anuarios industriales, páginas amarillas, centrales de compra o mediante sugerencias del departamento emisor de pedidos, a través del fichero actualizado del departamento de compras.
Los proveedores elegidos deben de cumplir los siguientes requisitos:
– Disponer de instalaciones y maquinaria que cumplan con la normativa sanitaria española y comunitaria en vigor, sobre almacenes frigoríficos o no frigoríficos y disponer del servicio adecuado de distribución acorde al pedido que se va a servir.
– Capacidad técnica y de gestión competente.
– Capacidad económica-financiera sólida.
– Personal bien entrenado, formado y con buenas relaciones laborales en la empresa.
– Seriedad y buena imagen en el mercado.
Estos datos pueden obtenerse mediante visitas de vez en cuando (sin avisar) a sus instalaciones, pidiendo informes bancarios y comerciales, a través de otras empresas compradoras, valorando su servicio e imagen en el circuito logístico.
2-Ficheros de proveedores. Debe realizarse un fichero de proveedores que contemple los siguientes datos, entre otros:
– Código alfanumérico de proveedor.
– Nombre y razón social.
– Dirección, código postal y población de la central del proveedor.
– Nombre y apellido del interlocutor (preventista, representante, distribuidor), teléfono, mail y fax.
– Código de la entidad bancaria, nº de oficina y nº de cuenta.
3-Número de proveedores que se van a seleccionar por cada línea de producto o servicio.
Se pueden dar dos casos:
– Proveedor único: a veces, por no existir otras alternativas se depende de un solo proveedor. Esta situación puede tener alguna ventaja como por ejemplo, obtener una buena línea de descuentos o bonificaciones en la factura final, pero genera bastantes riesgos derivados de su dependencia.
Simplifica el trabajo administrativo minimizando costes de administración. Se establece una relación de confianza y su servicio es más personalizado. Como inconveniente, citar el riesgo de desabastecimiento si falla el proveedor. La situación de monopolio de un solo proveedor puede conducir a abusos de precio y errores del servicio al no tener competencia.
– Varios proveedores: esta opción permite evitar la dependencia de un solo proveedor y crear un cierto nivel de competencia respecto de la oferta de diferentes productos, que permite regular precios y calidades en los mismos. El departamento de compras podrá sustituir a uno o varios proveedores si la calidad, el precio y el servicio, además de la financiación, le son más favorables. Como ventaja decir que se reduce el riesgo de ruptura de stocks y mejora los precios. Para grandes cadenas de restaurantes, establecimientos de gran tamaño y empresas de restauración colectiva, esta opción es la más favorable ya que se crea una sana competencia entre los proveedores que atienden los pedidos, al repartirse el mercado. Como inconvenientes, destacar la relación menos personalizada del proveedor con el comprador e implicando una mayor organización administrativa.
Después de haber profundizado durante siete ediciones sobre la importancia de la acción de compras en la buena gestión de nuestro establecimiento me voy a permitir aparcar, de momento el tema, y abordar otros interesantes escritos con los que ya estoy trabajando como por ejemplo la planificación de nuestra oferta gastronómica en términos de instrumentalización de venta escrita sin olvidar la relación constante entre rentabilidad e índices de popularidad.
Les espero en el próximo artículo. Hasta pronto.
Xavier Martínez Aguilar
Coordinador de Ciclos Formativos de Grado Superior en Restauración.
ESHOB ( Escuela Superior de Hostelería de Barcelona
