La gestión de las reservas: ficha robot de los hábitos del cliente
EN BREVE
El artículo evidencia que la gestión informática permite hoy en día al personal conocer la disponibilidad de las mesas, hacer reservas y almacenarlas como base de datos sin estar en el local, permitiendo crear auténticas bases de datos acerca, por ejemplo, de los horarios de mayor asistencia, o la media de personas por día; pudiendo así, analizar el negocio, además de anotar todas las características del cliente para poder atender todos sus caprichos, sin necesidad de que los solicite.
La gestión de las reservas es uno de los problemas a los que se enfrentan día a día los hosteleros. Conscientes de la necesidad de buscar un sustituto a las obsoletas libros o a las notas que los camareros dejaban, y que se perdían entre fogones, un grupo de expertos en hostelería ha creado “Libro de Reservas”. Se trata de una potente y versátil aplicación de software, que permite al personal conocer en tiempo real la disponibilidad de mesas, hacer las reservas y almacenarlas como base de datos. Y lo que es más, ya no es necesario estar en el local, sino que se pueden visualizar y controlar las reservas desde cualquier lugar a través de un i-phone, blackberry u otro dispositivo informático. Pero, ‘Libro de Reservas’ es más que una mera libreta digital, es una herramienta interactiva que permite gestionar no solo las reservas, sino también el propio negocio.
CUALQUIER EMPLEADO PUEDE CONOCER EL ESTADO DE LAS RESERVAS, LA MESA ASIGNADA A CADA CLIENTE, LA SITUACION DE LA ESPERA, ETC.
‘Libro de Reservas’ va más allá del simple hecho de tomar nota, convirtiéndose en una efectiva aplicación para una gestión integral óptima. Su eficacia en la operatividad radica en que permite tener centralizados todos los datos en una única aplicación. De esta manera, cualquier empleado puede conocer el estado de las reservas, la mesa asignada a cada cliente, la situación de la espera, etc., solventando así la falta de comunicación entre el personal por la rotación de turnos.
Y además, en el caso de las reservas que se realicen a través de la página web, la propia aplicación, si hay disponibilidad las acepta, confirma e incluye en el listado sin necesidad de realizar ninguna gestión como atender al teléfono o anotarlas en un papel. Otra de las ventajas de ‘Libro de Reservas’ es que se puede tener un conocimiento diario, semanal o histórico sobre el negocio. A partir de la información registrada se generan bases de datos acerca de los horarios de mayor asistencia o la media de personas por día, entre otros. De esta forma es posible analizar el negocio y adaptarse a la situación de cada momento, reforzando el personal en determinados horarios, etc. En esta línea, la herramienta dispone de una opción que ofrece la previsión climatológica de cada día, muy útil sobre todo para establecimientos que cuentan con terraza, ya que al conocer el tiempo que va a hacer, sabrán de antemano si contar o no con las mesas al aire libre. En definitiva, ‘Libro de Reservas’ favorece un aprovechamiento óptimo de los recursos humanos y materiales del restaurante.
Como valor añadido, esta versátil herramienta fomenta también la calidad en el servicio y un trato más personal al cliente. Al quedar todos los datos registrados se puede saber con qué asiduidad va al restaurante, si tiene alergia a un determinado producto o su mesa preferida. Esta información es posible utilizarla en pro de un mejor servicio, dejando anotaciones al margen de la reserva para que se invite a un cliente al aperitivo o se le sirva el vino en un determinado tipo de copa. Otro de los beneficios que aporta en el trato con el público es que el propio sistema favorece la interacción con el cliente desde el momento en el que realiza la reserva, enviándole un e-mail o SMS de confirmación automático o recordatorio. Además, en el caso de las reservas para grupos, la aplicación gestiona de modo eficiente y rápido el envío de menús, dejando constancia de quién ha efectuado cada una de las actuaciones, y realizando un seguimiento de la situación de la pre-reserva sin tener que apuntar nada en papel. Por último, hay que señalar que la propia aplicación dispone de un Centro de Ayudas, en el cual el usuario recibe a través de vídeos indicaciones paso a paso sobre cualquiera de las funciones a realizar. Así, ‘Libro de Reservas’ se convierte en un instrumento imprescindible para el hostelero en la búsqueda de una atención 100% personalizada.
AL QUEDAR TODOS LOS DATOS REGISTRADOS SE PUEDE SABER CON QUÉ ASIDUIDAD VA AL RESTAURANTE, SI TIENE ALERGIA A UN DETERMINADO PRODUCTO O SU MESA PREFERIDA
YA NO ES NECESARIO ESTAR EN EL LOCAL, SINO QUE SE PUEDEN VISUALIZAR Y CONTROLAR LAS RESERVAS DESDE CUALQUIER LUGAR A TRAVÉS DE UN I-PHONE, BLACKBERRY U OTRO DISPOSITIVO INFORMÁTICO
