El dossier de gastronomías para banquetes
Por Xavier Martínez Aguilar. Coordinador de Ciclos Formativos de Grado Superior en Restauración. ESHOB (Escuela Superior de Hostelería de Barcelona)
El menú de pensión alimenticia en los establecimientos hoteleros.
Según el artículo 1.2 del Decreto 231/1965, de 14 de enero, los alojamientos turísticos hoteleros deben de dispensar, además de alojamiento, servicios de restauración acordes a la categoría oficial solicitada por parte del establecimiento. Los hoteles, que forman parte del primer grupo, están obligados a ofrecer servicios de manutención o pensión alimenticia a diferencia de los hoteles-apartamentos y moteles que se les dispensa de dicha obligatoriedad. En cuanto al segundo grupo, formado por las pensiones, tienen libertad para ofrecer o no dicho servicio. Si repasamos la Orden del 15 de septiembre de 1978 sobre régimen de precios y reservas en los alojamientos turísticos, la pensión alimenticia no podrá exceder del 85 % de la suma del desayuno, almuerzo y cena (por ejemplo, si el desayuno cuesta 20 €, el almuerzo 40 € y la cena 40 €, la pensión alimenticia no podrá exceder de 85 €). En definitiva, se le podrá aplicar un descuento de entre un 15 a un 20 % al sumatorio del precio de las tres comidas (según precio temporada), y a aplicar a partir del tercer día. Con esta normativa se intenta estimular al huésped en la utilización de servicios de restauración del hotel. El precio de la pensión completa es la suma del precio de la habitación más el precio de la pensión alimenticia (con el descuento aplicado).
Hoy por hoy, el servicio de desayunos es donde se generan mayores quejas y, a la vez felicitaciones, dentro de los servicios de alimentos y bebidas en un establecimiento hotelero, tanto a nivel urbano como vacacional
No obstante hay que aclarar que hoy día con las nuevas técnicas de aplicación de precio de venta mediante el “yield management” es muy probable que las tarifas vayan cambiando varias veces al día con la finalidad de llegar a niveles de ocupación previstos. Se trata de recopilar datos de histórico de ocupación, precios medios de venta según temporadas, días y franjas horarias, precios de la competencia, poder adquisitivo del perfil de huésped, etc. e intentar localizar el precio idóneo para conseguir el máximo de ocupación, utilizando plataformas informativas como buscadores de hoteles y otros canales de distribución, además de nuestra propia web, con el fin de alimentar las demandas.
Hoy en día, en la mayoría de establecimientos hoteleros, se dispensan los servicios de pensión alimenticia en formato bufet, lo que permite optimizar personal de servicio, reciclar productos y dar mayor variedad de los mismos, agilizar el servicio y, en definitiva, tener al huésped más contento. No obstante permítanme recordar que el servicio de desayunos es, hoy por hoy, en donde se generan mayores quejas y, a la vez felicitaciones, dentro de los servicios de alimentos y bebidas en un establecimiento hotelero, tanto a nivel urbano como vacacional.
Todavía hay estructuras hoteleras más modestas o familiares que siguen dispensando los servicios de menú de desayuno, almuerzo o cena en atención clásica en mesa. Hay que pensar que ello repercute en agilidad de servicio y capacidad de producción en cocina, por lo que no siempre el resultado es el esperado. Cualquier planteamiento de menú clásico a escoger entre diferentes opciones lo podemos realizar en formato bufet, respetando el criterio fundamental del 80/20 en sus gamas fría, caliente y complementos, es decir, que el 20 % acostumbran a ser composiciones fijas todos los días, mientras que el 80 % restante va variando en función de: perfil del cliente, nº de pernoctaciones o estancia media, nacionalidad del huésped, rotación de producto y planificación y negociación de ofertas por parte de los proveedores.
En cuanto al servicio de desayunos es muy importante poder disponer de una brigada concreta para tal efecto y compuesta por los siguientes pilares:
– Una azafata de desayunos, multilingüe que dispondrá de una terminal dónde se le especificará el estado de ocupación, de manera que al saludar y preguntar la habitación, se pueda dirigir al huésped por su nombre en su idioma, para darle la bienvenida, enseñarle la composición del bufet y guiarlo hacia una mesa, a la vez de poder comprobar el régimen solicitado por el huésped, cargar desayuno, extras, etc.
– Un cocinero capaz de realizar las composiciones calientes que sea necesario realizar, o bien por solicitud del comensal o por reposición de bufet, a la vez que preparar para el día siguiente.
– Un equipo que se encargue de desbarasar y habilitar mesas constantemente, puesto que los espacios destinados al servicio de desayunos no siempre corresponden al potencial de ocupación del hotel, por lo que hay que dar varios usos a cada mesa en cuestión, desde las 7.00 hasta las 11.00 hrs, ininterrumpidamente.
– Un bufetier que se encargue de componer, reponer y ayudar al comensal en la elección de viandas del bufet, a la vez de asistir a sus compañeros de mesa en el posible servicio de bebidas calientes, si no estuviesen en el bufet.
Siguiendo con la recomendación del 80/20, se recomienda organizar el bufet por secciones: sección bollería, sección zumos, sección cafetería. Sección confituras y lácteos, sección cereales, sección zona fría, preparaciones especiales, sección ensaladas, sección zona caliente, sección frutas, sección pastelería y sección bodega. Por supuesto que la variedad de cada sección, así como la determinación de secciones irá en función a la categoría del establecimiento y el espacio modular que se tenga para ello.
-Los menús especiales para banquetes, galas y celebraciones especiales. El dossier de gastronomía.
De todos es sabido que el principal producto que ofrece el establecimiento hotelero es el alojamiento en sus diferentes modalidades, según tipos de habitación, además de los servicios de manutención o pensión alimenticia que conforman el tipo de régimen solicitado por parte del huésped; pero sí que es cierto que dentro del área de alimentos y bebidas y como servicios de restauración en general, cada vez es más importante la actividad de congresos, convenciones, reuniones de trabajo que permiten, además del alquiler del espacio, ofrecer una oferta gastronómica acorde a las necesidades y a la naturaleza del acto, además de la propia actividad de banquetes de carácter familiar como bodas, bautizos, comuniones, aniversarios, etc.
Se recomienda organizar el buffet conforme al criterio del 80/20, es decir, un 20% de composiciones fijas y un 80% variable según perfil del cliente, nº de pernoctaciones o negociación de ofertas por parte de los proveedores
Algunos establecimientos hoteleros han creído conveniente apostar por invertir en espacios polivalentes, tanto exteriores como interiores para poder albergar acontecimientos de este tipo que suponen un incremento importante en la facturación derivada de servicios de restauración.
El cliente y sus necesidad de compra se mueve cada vez más rápido en este aspecto y cuando entra en un establecimiento que reúna estas características le gusta salir con el convencimiento de tener el problema resuelto, tanto a nivel de empresa como a nivel particular, muy a pesar que este último mirará otros presupuestos y alternativas. Para ello hay que montar dos tipos de dossier informativo: el dossier de congresos y convenciones y el dossier de gastronomía.
Dossier de congresos y convenciones:
Se trata de recopilar toda la información de todos los salones y espacios convertibles, como por ejemplo:
1.1 Superficie total aprovechable y capacidad del salón según el tipo de montaje tanto para reunión como para banquete (mesa imperial, compacta doble ancha, peine, espiga, americana, forma de escuela con tablero “conference” de apoyo, en forma de teatro o solamente sillas con entarimado y mesa de ponentes, a pie derecho o aperitivo, teniendo en cuenta mesas de apoyo y buffets, etc).
1.2 Características o ficha técnica del salón con especificaciones de voltaje, tomas de corriente y situación, iluminación, altura, situación entro del hotel, accesos, salidas de emergencia, WC, teléfono, T.V satélite, Internet, aire acondicionado, sistemas de seguridad, etc..
1.3 Fotografías y planos a escala de los salones con diferentes tipos de montaje.
1.4 Precios de alquiler por media jornada, jornada completa, fracción de jornada y horarios.
1.5 Elementos audiovisuales que entran en el precio y los que se pueden alquilar.
1.6 Elementos de decoración.
1.7 “Forfait” o paquetes especiales con precio por persona incluyendo coffe-break y almuerzo de trabajo, todo ello garantizando el cliente un mínimo de comensales.
1.8 Descuentos especiales según temporada y posibles descuentos en alojamiento.
1.9 Servicios incluidos en el precio como aguas minerales, carpeta de congresista con papel timbrado y bolígrafos, servicio de limpieza de sala, etc.
2-El dossier de gastronomía/banquetes.
Se trata de recopilar todos los menús, en sus diferentes clases de servicio, con su composición y servicios complementarios que podemos ofrecer.
Hay cuatro maneras de vender un banquete según oferta y necesidad del cliente:
1- Mediante la oferta de menús de composición fija, desde el más económico hasta el más caro. Algunos establecimientos optan por dar un nombre lo suficientemente sugestivo para llamar la atención al cliente.
2- Cruzando ofertas entre los diferentes menús confeccionados y de carácter fijo, regulando precio a la alza o a la baja, según el menú de partida escogido, es decir, imaginemos que el cliente se basa en el menú nº 3 pero quiere cambiar el plato principal por el del numero 8; será evidente que el precio irá a la alza.
3- Confeccionando una lista global de ofertas, cada una con su precio de venta de manera que el cliente pueda componerse su propio menú. Listaremos aperitivos fríos, aperitivos calientes, “show coocking”, entrantes frios, entrantes calientes, pescados, mariscos, carnes, postres, pasteles de celebración, grupos de bodega, grupos de sobremesa (cafés y licores). Deberemos marcar un mínimo de comensales así como un gasto mínimo a realizar.
4- Es evidente que si al cliente no le convence ninguna de las tres modalidades anteriores es que tiene la idea muy clara de lo que quiere y, por tanto, solo queda escucharlo, escribir su necesidad y preparar un presupuesto para presentárselo lo antes posible, puesto que la competencia es acérrima.
Independientemente de la estructura organizativa del establecimiento o de quien tenga esa responsabilidad, la dirección debe plantearse el funcionamiento de banquetes con las siguientes premisas o movimientos:
1- Tener muy claras nuestras posibilidades reales de oferta en cuanto a espacios y equipamientos, así
como de gastronomía, y no prometer nada que no podamos cumplir. Preparación de una oferta gastronómica acorde a la categoría del establecimiento sin olvidar tener en cuenta una clara visión comercial de negocio + prestigio e imagen.
2- Presentación de la oferta gastronómica al cliente, una vez confirmada nuestra disponibilidad en espacio y fecha, y preparación del presupuesto.
3- La contratación. Firma de las partes implicadas y revisión de cláusulas contractuales. Normalmente se realiza en actos de un cierto volumen de negocio, aunque se aconseja hacerlo siempre.
4- Redacción de las hojas de servicio para todos los departamentos implicados, tanto directa como indirectamente y apertura del expediente del cliente o archivo. “Planing” de banquetes.
5- Presentación del servicio y ejecución del mismo.
6- Seguimiento histórico. Una vez creado el archivo de clientes con el historial de cada servicio (contrato, hoja de servicio, minuta impresa, plano de montaje, cuestionario de satisfacción, etc. Material sumamente necesario para el departamento comercial.
En cuanto nos pongamos a diseñar un dosier de gastronomía deberemos estructuras diferentes clases de servicio con diferentes precios como por ejemplo: desayunos de empresa, “coffe-breaks” de mañana y de tarde, aperitivos, vino español, menús de trabajo, menús de empresa, lunchs, cocktails, buffets, bruchs, menús de gala, menús de boda, menús de comunión, menús de bautizo, menús de fiesta, menús especiales (deportistas, vegetarianos, grupos turísticos, niños, etc.). También referenciaremos barras libres, fines de fiesta (consomé, zumos, chocolate, etc), servicios de animación, servicios complementarios (guardería, aparcacoches, control de parking, azafatas, peluquería, etc.
En el próximo artículo les hablaré sobre el concepto de cada una de estas ofertas y como hallas el precio de venta de un servicio de banquete teniendo en cuenta todos sus costes.
Les espero en el próximo artículo. Hasta pronto.
