LA GESTIÓN DE COMPRAS EFICAZ

La comodidad versus la lógica en las compras y su relación con los consumos

EN BREVE:
En este artículo el autor destaca las claves para escoger al proveedor como distribuidor oficial, destacando la importancia de poder establecer las necesidades durante un año, abaratandolo así los precios y, obteniendo otras ventajas, como que el coste de almacenamiento sea a cargo del distribuidor y que este entregue las mercancias según el horario y petición del restaurador. Nos explica además detalladamente y con esquemas, como podemos averiguar el valor de consumo real, y entre otros el del personal indicando detalladamente como un buen programa de gestión nos informará del precio y coste de nuestros platos y menús, del estado en el que se halla nuestro stok y la ventaja de eliminar la necesidad de hacer manualmente el inventario.

En la acción de compras se ve a un buen o mal gestor de cocina. Una acción de compras cómoda es aquella relacionada con un sistema de control defectuoso e irregular sobre las mercaderías entrantes y las existencias en stock. Comprar sin sentido, sin previa planificación en base a la oferta gastronómica y el histórico-previsión de ventas.

¿Se imagina que alguien delante de usted le abriese la cartera, le cogiera dinero y lo tirase directamente al cubo de la basura, sin posibilidad de recuperarlo? Pues eso es lo que a veces sufre
el propietario cuando detecta acciones desmesuradas de compra sin sentido, mas por la comodidad de pedir para que no falte que comprobar con lógica y premura los stocks existenciales.

Una acción de compras lógica es aquella que está basada en la negociación constante con los proveedores escuchando ofertas, analizando los índices de venta, necesidades y gustos de nuestros clientes. Se comprueban existencias en stock, tanto de economato, como de bodega, frío positivo y frío negativo, se analizan precios, se estudia la financiación, se establecen estándares de calidad con los proveedores, se decide sobre la conveniencia o no del tipo de servicio (días y horas de entrada), en definitiva, se planifica y organiza la acción de compras con metodologías que regularicen nuestras necesidades y que nos permitan tener a nuestros proveedores oficiales como aliados de nuestro establecimiento, de nuestra oferta, de nuestra personalidad, de nuestro proyecto.

Comprar no es fácil porque te tienes que saber adaptar a la capacidad financiera del establecimiento y, segundo,porque no es oro todo lo que reluce, puesto que hay proveedores que querrán venderle a toda costa, visitándole sin tregua, llamando sin control e insistentemente para obtener una cita o sugestionar la venta. Si a todo ello le sumamos los niveles de competitividad existentes, es cuando nos encontramos delante de una cruzada de precios, a veces desleal y deshonrosa, de la que hay que saber moverse y encontrar el producto deseado con las mejores garantías,acorde a tus necesidades.

Como dijo el ministro francés del siglo XVIII, Tayllerand, “El hombre con su mirada esconde sus pensamientos, y con sus palabras esconde sus ideas”. Hoy en día se debe negociar, pero nunca exigir a los proveedores, puesto que ya no vale pensar en que por el simple hecho de pagar a uno se le adjudica el derecho a exigir. Para negociar hay que saber hacerlo y para ser un buen negociador no se te deben de evidenciar tus necesidades reales, pero sí acercarse a ellas, actuando con nobleza y sinceridad, siendo capaz de escuchar a veces las posibilidades o bien las necesidades de tu interlocutor antes de exponer las tuyas, moldeando la presión en la negociación a partes iguales para llegar a un buen acuerdo final que beneficie a ambas partes.

ES IMPORTANTE QUE NOSOTROS CUMPLAMOS CON RIGOR NUESTRAS RESPONSABILIDADES DEUDORAS PUESTO QUE DE LO CONTRARIO CREAREMOS UNA OPINIÓN NEGATIVA PARA LAS PRÓXIMAS NEGOCIACIONES

Los cuatro condiciones más importantes que debemos de valorar a la hora de escoger a un determinado proveedor como distribuidor oficial son las siguientes:

– Aquel que nos garantice un estándar de calidad previa especificación por ambas partes de los mismos y sea capaz de mantenerlo según duración del contrato de suministro (verbal o escrito).

EN RELACIÓN CON LOS COSTES HEMOS DE TENER EN CUENTA EL CONSUMO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EFECTUADO POR LOS EMPLEADOS

 – Que al mismo tiempo hayamos acordado el precio más competitivo, sea por volumen de compra en un año o bien por pronto pago, exclusividad de distribución, etc.

– Que nos permita una financiación acorde a nuestros planes de tesorería sin agravar por ello la situación administrativa del proveedor.

– Que nos garantice un servicio acorde a nuestras necesidades de entrada de mercadería, horario y, lo que es muy importante hoy en día, que el coste de almacenamiento corra a cargo del proveedor, es decir que una vez prefijadas las cantidades previstas de consumo en un año, se establezcan la modalidad de pago y la financiación conveniente para ambas partes, siendo el distribuidor quien suministre el producto según solicitud por nuestra parte.

Algo muy importante que se debe de reflexionar es que de nada nos sirve dar una serie de planteamientos relacionados con lo negociado si no cumplimos con lo acordado con los proveedores. Es decir, que independientemente del sistema de pago y plazo negociado con los mismos, seamos capaces de cumplir con rigor nuestras responsabilidades deudoras puesto que de lo contrario se creará una opinión negativa que pondrá en tela de juicio las próximas negociaciones y, por supuesto, harán predisponer negativamente a nuevos proveedores, siendo todo ello muy difícil de paliar o encauzar.

Sin duda alguna que nos aprovecharemos de mejores precios, calidades, servicio y financiación, así como de ofertas de productos, promociones de precio, reserva de mercadería y distribución a medida, si estamos al día de nuestras obligaciones con nuestro entorno logístico.

Muchas pequeñas empresas han tenido que cerrar sus negocios debido a la impotencia y endeudamiento con las entidades financieras al haber tenido que aceptar pagos con otros niveles de prorrogación de la deuda basándose en la clásica teoría de que al cliente no hay que decirle que no nunca, y mas con la competencia que hay. ¿De que les ha servido? Ni exigir, ni acatar, sencillamente: NEGOCIAR. Pero para ello hay que saber gestionar y no ampararse en la capacidad y la experiencia de un determinado modelo de comportamiento de gloria culinaria pero sin visión de negocio.

 Si bien es cierto que a nivel financiero se dice que intentemos acordar el máximo de plazo de pago para así poder crear los medios económicos suficientes para hacer frente al pago cuando llegue el momento acordado; no es menos cierto, que si tenemos problemas de financiación en el presente también los tengamos a corto o a medio plazo pero quizás agravados por un montante de adeudo importante,así que si disponemos de un buen plan de tesorería, también es cierto que cuanto antes liquidemos nuestras deudas, mucho mejor para nosotros, aumentando nuestra credibilidad e interés delante del mercado logístico. Hay que pensar que quién nos concede créditos son los bancos y no los proveedores, que en definitiva intentan hacer su trabajo igual que nosotros, vender producto y servicio con la suficiente visión de negocio que les permita obtener un beneficio de todo ello. No hagamos de ellos entidades financieras puesto que no es su actividad principal puesto que si optamos por ello es lógico que las grandes redes de distribución propongan precios a la alza y por encima del precio de mercado, puesto que a nadie le gusta asumir riesgos hoy en día y alguna compensación sobre ello tiene que haber.

El lector estará de acuerdo conmigo en que poco a poco se está imponiendo la lógica a la comodidad en la acción de la compra y ello requiere madurez de gestión y visión de negocio dedicando tiempo para extraer información y analizarla a tiempo a fin de proponer mejoras e involucrar a los mandos intermedios en el auténtico valor de “consumo”.

AL CONSUMIRSE UN CAFÉ AUTOMÁTICAMENTE DEBE DE DARSE DE BAJA COMO EXISTENCIA EN STOCK, AL HABER SALIDO EN CONCEPTO DE VENTA

A final de cada mes hay que realizar inventario de existencias tanto de los productos ubicados en almacén (economato, bodega, almacén) como de los zonas de producción (cámaras, congeladores, arcones, timbres). También es cierto que hay que facilitar las metodologías de realización de inventario para que no sea una carga para el empleado que se encargue de dicha operación con la consiguiente información defectuosa o incierta sobre los stocks.

UN BUEN PROGRAMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN NOS DEBE PERMITIR OBTENER UNA INFORMACIÓN VERAZ CON EL MÍNIMO MARGEN DE ERROR

Un buen programa de gestión de almacén nos debe permitir obtener una información veraz y con el mínimo margen de error. Para ello es necesario que cada vez que entre un albarán o bien factura se registren las entradas en almacén correspondiente a la familia de producto según protocolo y código que hayamos creado para ello. Si todas nuestras unidades de venta están correctamente registradas en el programa de facturación y, además, están perfectamente diseñadas las fichas de producción con el escandallo real de cada ingrediente según unidad de venta (tanto un plato de la carta, como un plato integrante de un menú de banquete, como un refresco o un café) automáticamente se dará de baja como existencia en stock al haber salido en concepto de venta, como así lo justifica una factura o tiquet por venta, pero también por invitación (especificando motivo de la misma).

Además de lo explicado anteriormente es necesario realizar relevés de consumo tanto en cocina (dieta de empleados, roturas, producción estropeada, producto en mal estado, hurtos de producto detectados, etc) pero también en sala (bodega consumida en banquetes, bebida empleados, roturas, hurtos de producto detectados, etc). Una vez tengamos claros todos estos aspectos procederemos a dar una determinada valoración al producto que ha quedado en stock al final de mes según criterios de valoración de stocks que se crean mas oportunos (FIFO,LIFO, NIFO, Media Ponderada o también una sencilla Media Aritmética,ya que hay productos que pueden sufrir varias modificaciones de precio en un mismo mes).

Con esta información ya podemos aplicar la siguiente fórmula: (un período equivale a un mes de funcionamiento)

Nota: El inventario inicial coincide con el inventario final del período anterior. El inventario final es el total de existencias en almacén, cocina y bodega al final del período.

Este valor de consumo no refleja el consumo real de alimentos y bebidas respecto a las ventas (ingresos), ya que no tiene en cuenta el consumo de alimentos y bebidas efectuado por los empleados, ni las cesiones o traspasos de cocina a/o desde otros departamentos o áreas de producción y venta. Para precisar con exactitud este consumo es preciso deducir el coste de los alimentos consumidos por el personal, así como las cesiones o entradas y salidas o intersecciones entre departamentos.

Este procedimiento es más exacto en la siguiente fórmula ya que expresa de mejor manera el consumo real de alimentos respecto a los ingresos efectuados por consumo de clientes: Este coste Puede expresarse en valores absolutos (unidades monetarias) o bien, en porcentaje respecto a las ventas, mediante la siguiente fórmula: Aquí podremos ver en términos globales el consumo en porcentaje del total de materias primas consumidas en el restaurante en un período determinado (normalmente un mes) y su relación con los ingresos por venta obtenidos en el mismo período. Después deberíamos comprobar si el resultado obtenido corresponde con lo que habíamos previsto o presupuestado.

Pero también podemos averiguar el valor de consumo real en base a cada producto y, sobre todo, de los llamados productos de gama alta (coste muy elevado).

Ejemplo: Valor relativo o porcentual de consumo de jamón ibérico de bellota cortado a vista=

Nota: para conocer el dato sobre el coste real de jamón consumido hay que aplicar la fórmula abreviada anteriormente explicada:
De esta manera podemos conocer cuando los consumos se disparan, por encima de las previsiones, compararlo con los ratios previsto para ellos y, como he dicho anteriormente, sobre los productos de gama alta.

También deberíamos de realizar ratios sobre la comida de personal, así como de las invitaciones, sin descartar la creación de ratios nuevos sobre roturas,fugas, estropicios, etc.

Hay que especificar en los “relevés” de consumo los montantes de dichas acciones a fin de calcular el porcentaje que representa sobre los gastos generales al final de un período y emprender medidas de prevención y corrección.

ES NECESARIO REALIZAR «RELEVÉS DE CONSUMO» TANTO EN COCINA COMO EN SALA

FÓRMULAS

Les espero en el próximo artículo.
Hasta pronto.

Xavier Martínez Aguilar
Coordinador del Ciclo Formativo
de Grado Superior de Restauración.
ESHOB (Escuela Superior de
Hostelería de Barcelona).

Este artículo la gestión de compras eficaz en restauración es la segunda (2 parte) del publicado en el número anterior aunque ambos textos mantienen plena autonomía.

Author: admin_bar