El ciclo de compras y la identificación de las necesidades en términos de calidad (3ª parte)
Hoy en día nos encontramos delante de una gran variedad de ofertas y fórmulas de restauración que invitan a trabajar la competitividad agudizando los sentidos y aflorando la asertividad profesional y la visión de negocio con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes el producto adecuado en función del emplazamiento y la zona, con una calidad y precio esperado. Por todo ello es necesario buscar y aplicar nuevos sistemas de planificación, así como saber aplicar medidas de control que nos permitan obtener una información real de la evolución de nuestro negocio y que los resultados, permitan a la vez, crear especialización de la oferta e intentar ser el mejor de la zona en ella.
Es muy importante no globalizar el producto, definirse y decantarse por un tipo de mercado-cliente puesto que ya de por sí será un hecho diferencial con la competencia global en general. En diferentes zonas turísticas se disfruta de una certificación distintiva como “zona turística familiar” en donde matrimonios con hijos pueden disfrutar de unas vacaciones muy relajadas al disponer de atención personalizada para sus hijos con equipos de animación en general. La restauración lleva más tiempo que los hoteles buscando fórmulas de especialización con notable éxito.
EN BREVE
Es importante que se tome conciencia de la importancia que tiene el ciclo de compras para la economía de un negocio. Omitir el necesario control acelerará notablemente el descenso de la rentabilidad. El control de la calidad debe estar presente en todo el proceso, desde el momento que se establecen las necesidades, la adquisición del producto, el almacenamiento y tratamiento del mismo y, por último, la presentación final al cliente.
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS NECESITARÁ DE MEDIOS TÉCNICOS Y HUMANOS PERFECTAMENTE COORDINADOS
Es muy importante primero, definir el tipo de mercado demandante, buscar y encontrar la zona de asentamiento y crear los medios de infraestructura capaces de satisfacer las necesidades de dicho mercado, todo ello desde un punto de vista externo, dedicado al cliente y buscando los sistemas de comunicación (web 2.0 y Community Manager) y promoción más convenientes.
Pero no hay que olvidar que se trata de un negocio y que como tal, además de satisfacer al cliente, nos debe permitir recuperar la inversión cuanto antes y empezar a obtener beneficios netos que inciten a la expansión. Deberemos de buscar, como he dicho antes, sistemas de planificación y control en cada una de las áreas de actuación: producción, servicio, mantenimiento y dirección, verificar resultados en base a las previsiones, analizar las desviaciones y decidir las soluciones y acciones a emprender con la finalidad de mejorar los resultados.
Cierto es que para vender, primero hay que comprar y en esa acción nos jugamos rentabilidad e imagen. Recordemos que el control de los costes y los gastos es imprescindible para que la empresa obtenga beneficios:
Ventas – (compras + gastos) = Beneficio
Esta operación muestra claramente que el mayor o menor beneficio depende, en una parte muy importante, del control que tengamos sobre las compras y los gastos. En restauración se olvida muchas veces el dedicar los esfuerzos a una política de compras, así como a una efectiva gestión de los stocks. Es importante que se tome conciencia de la importancia que tiene el ciclo de compras para la economía de un negocio. Omitir el necesario control acelerará notablemente el descenso de la rentabilidad.
El control de calidad debe estar presente en todo el proceso, desde el momento que se establecen las necesidades, la adquisición del producto, el almacenamiento y tratamiento del mismo y, por último, la presentación final al cliente.
ES IMPORTANTE CONOCER LA VARIEDAD DE PRODUCTOS QUE OFRECE EL MERCADO, VISITAR ÁREAS COMERCIALES, MAYORISTAS, CENTRALES DE COMPRAS Y DISPONER DE INFORMACIÓN ACTUALIZADA SOBRE LOS FLUJOS DE PRODUCTOS Y PRECIOS SEGÚN TEMPORADAS
Actualmente, el aumento de los precios de las materias primas y de los gastos generales exigen al profesional de la restauración que sepa comprar de forma efectiva, así como que sepa distinguir a los dos grandes grupos de proveedores:
– En función de la oferta y la demanda: elegidos (habituales, ocasionales y potenciales), obligados y los desestimados.
– En función de su potencialidad: fabricantes, productores y ganaderos, mayoristas, distribuidores, representantes, áreas comerciales, detallistas y cooperativas.
Recordemos que una comodidad en la acción de compras equivale a un incremento de los consumos no deseado, mientras que una lógica en la acción de compra equivale a un consumo estable o previsto, sino menor.
Un ciclo de compras se define por las siguientes nueve acciones a emprender:
1- Política de elección y negociación en función de la oferta logística.
2- Oferta gastronómica diseñada según expectativas de los clientes y rentabilidad de la empresa.
3- Previsión de la producción y consumo por ventas y determinación de las cantidades a comprar.
4- La acción de compra previa selección de proveedores y metodología de compra.
5- Recepción aplicando proceso de inspección de cantidad y calidad según lo acordado.
6- Almacenamiento y distribución efectiva desde el almacén, respetando los niveles y la rotación de los stocks.
7- Elaboración en cantidad y en calidad previamente estandarizada según manual de producción. Manipulación, transformación y conservación.
8- Facturación. Previsión de ingresos y, en consecuencia, de consumos por ventas.
9- Control de resultados. Comparación entre la previsión y la realidad. Análisis de desviaciones.
EN RESTAURACIÓN SE OLVIDA MUCHAS VECES EL DEDICAR LOS ESFUERZOS A UNA POLÍTICA DE COMPRAS, ASÍ COMO A UNA EFECTIVA GESTIÓN DE LOS STOCKS
El departamento de compras, bajo las órdenes de un responsable o jefe de compras realizará las funciones específicas de aprovisionamiento de materias primas y de aquellos elementos necesarios para la producción y presentación de la oferta y, para ello, necesitará de medios técnicos y humanos perfectamente coordinados.
Comprar debe ser una función muy especializada dentro de la dirección administrativa del negocio, puesto que se debe de trabajar con un presupuesto que permita viabilizar la oferta mostrando siempre una cautela que permita incentivar el ahorro y proyectar con más ímpetu las acciones de control, sin olvidar el conocimiento exhaustivo que se debe tener de todo el entorno logístico, además de una capacidad de negociación inherente a un buen jefe de compras.
EL CONTROL DE CALIDAD DEBE ESTAR PRESENTE DESDE QUE SE ESTABLECEN LAS NECESIDADES, LA ADQUISICIÓN DEL PRODUCTO, EL ALMACENAMIENTO Y TRATAMIENTO DEL MISMO Y, POR ÚLTIMO, LA PRESENTACIÓN FINAL AL CLIENTE
La previsión y determinación de las necesidades compete a los departamentos de producción que son los que establecen las ofertas como menús, cartas, recomendaciones, platos del día, oferta de banquetes, etc. Para ello es necesario conocer muy bien la naturaleza de los productos a utilizar, los listados de proveedores homologados por la empresa y otras referencias comerciales.
La previsión de las compras, petición y seguimiento de las mismas en función de las previsiones de ventas, así como de los stocks e inventarios, la selección de las fuentes de suministro y la negociación con los proveedores, será función del departamento de compras. Tanto si los jefes de departamento compran directamente a los proveedores homologados o, si por el contrario, compran indirectamente mediante la acción de un jefe de compras, será absolutamente imprescindible un control y análisis de la recepción de materias primas, siguiendo fidedignamente lo dispuesto tanto en manuales de especificación de compra (estándar de calidad pactado con el proveedor) como en los manuales de producción (estándar marcado en los procesos de producción y presentación de la oferta gastronómica). Para sintetizar lo expuesto podríamos decir que una acción de compras efectiva se basa en el siguiente ciclo o proceso:
1- Determinación de las necesidades de producción, según las ofertas gastronómicas.
2- Conocimiento exhaustivo de la naturaleza de los productos y sus diferentes calidades en relación al precio mediante un manual de proveedores oficiales y alternativos.
3- Previsión de las compras y selección de las fuentes de suministro más acorde a nuestras necesidades sin olvidar la negociación constante con los proveedores con la finalidad de conseguir el mejor producto, con el óptimo precio, el servicio más acorde y la financiación más conveniente.
4- La petición y el seguimiento de las compras según previsión de ventas y rotación de stocks equilibrada.
5- Establecimiento de controles SAFE en la recepción de materias primas según la normativa higiénico-sanitaria. Calidad y cantidad de género recibido de conformidad con la hoja de solicitud o petición de compras.
6- Distribución rápida de artículos perecederos o de consumo rápido. Transformación, cocción y venta de producto terminado o, por el contrario, almacenamiento de los artículos no perecederos en economato y bodega, además de almacén general y distribución equilibrada según traspasos entre departamentos u hojas de petición internas al almacén central.
El departamento usuario solicita al departamento de compras las materias primas, bienes y servicios necesarios con sus especificaciones lo más concisas posibles tal y como veremos en próximos artículos. Los alimentos los separaremos en dos grupos: perecederos y no perecederos. En los primeros se incluyen alimentos frescos como carnes, aves, pescados, mariscos, frutas y verduras frescas, además de los productos de 4ª y 5ª gama, es decir, preelaborados y elaborados listos para regenerar en calor (gama 45) y, en los segundos, bebidas, conservas, semiconservas que requieran frío, congelados, alimentos conservados por algún procedimiento, además de los artículos no alimenticios.
COMPRAR DEBE SER UNA FUNCION MUY ESPECIALIZADA DENTRO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL NEGOCIO
En los productos de 4ª y 5ª gama deberán de figurar la fecha de consumo preferente y se distribuyen directamente a la cocina para su transformación y/ o cocinado o ensamblaje y presentación final del plato, debiendo conservarse en frío positivo según naturaleza del producto. Las cantidades a comprar las debe definir el jefe de cocina en base a uno o varios días de consumo, según previsión de ventas y en base a los siguientes criterios:
– Stocks disponibles en el establecimiento.
– Composición de la oferta gastronómica global.
– Previsión del número de comensales que se prevé.
– Caducidad o fecha límite de utilización óptima o consumo preferente estando al día de lo que marca la normativa de consumo alimentario en cada tipo de producto.
TODO LO QUE ENTRA PORQUE SE COMPRA, DEBE CONSUMIRSE PORQUE SE VENDE
La determinación de necesidades es imprescindible para hacer las propuestas de compra estrictamente necesarias, requiriendo para ello una información precisa basada en:
– Solicitud de pedidos de los diferentes departamentos acordes a las necesidades reales y no especulativas.
– Análisis de los stocks de forma permanente previa determinación del stock máximo y mínimo en cada uno de los artículos referenciados en almacén general y en cada una de sus familias o grupo de selección.
– Tamaño y capacidad del almacén, así como de congeladores, timbres y cámaras frigoríficas con la finalidad de evitar al máximo los costes de almacenamiento por riesgo de rotura, deterioro o rotación de salida deficiente.
– Fecha de caducidad y consumo preferente.
– Capacidad y política financiera del establecimiento ante la deuda contraída con el proveedor. Forma de pago y financiación de la operación de compra.
ADEMÁS DE SATISFACER AL CLIENTE, HAY QUE RECUPERAR LA INVERSIÓN CUANTO ANTES Y EMPEZAR A OBTENER BENEFICIOS NETOS QUE INCITEN A LA EXPANSIÓN
La capacidad de compra, una vez determinada la necesidad, podrá ser cubierta por uno o varios proveedores que sirvan el mismo producto o que opten por servir de forma alternativa. Debemos elegir cuáles son los productos del mercado más adecuados para nuestro establecimiento y pensar siempre que “todo lo que entra porque se compra, debe de consumirse porque se vende”. Para ello es importante llegar a conocer la variedad de productos que ofrece el mercado, no solamente esperando la información de nuestros propios proveedores oficiales, sino también, visitar mercados, áreas comerciales, mayoristas, mercados centrales, centrales de compras y disponer de información actualizada sobre los flujos de productos y precios según temporadas.
Debemos de tener muy clara la cantidad de variantes de producto que queremos ofrecer a nuestros clientes dentro de una misma gama (cervezas, aguas minerales, vinos, cavas, aguardientes, licores, aperitivos, digestivos, etc.).
Todo el personal debería conocer la importancia que tiene el valor de coste de un producto a fin de crear medios suficientes basados en la implicación profesional de cada uno en crear ambiente de venta, respetar stocks, almacenar y distribuir correctamente los diferentes artículos y sacar el máximo rendimiento que se prevé en cada producto respetando, en definitiva, la inversión que se ha hecho en ello.
En el próximo artículo les hablaré sobre los procesos de control de calidad y las condiciones básicas para una buena compra.
Xavier Martínez Aguilar ESHOB (Escuela Superior de Hostelería de Barcelona).
